A día de hoy, los autónomos incorporan las nuevas tecnologías en sus despachos y apuestan por la facturación electrónica, ya que esta plataforma es imprescindible para realizar las facturas de ingresos y gastos. Antes se elaboran las facturas con el Word y Excel, pero los autónomos deben decir adiós a esos programas, y optar por la digitalización. La factura electrónica es aquella que se emite y recibe por medios y formato electrónico. El diario Cinco Días explica que ya no será válido escanear una factura en papel y enviarla en pdf por correo electrónico.
Los autónomos deben apostar por la facturación electrónica y emitir facturas digitales en las operaciones con otras empresas. Las facturas electrónicas tendrán que generarse cuando las operaciones se produzcan en España y transmitirse a través de plataformas autorizadas. Los autónomos que facturen más de 8 millones de euros deben utilizar la facturación electrónica este año, pero los que facturen menos de esa cantidad, pueden empezar a utilizar la facturación electrónica a principios de 2026.
Pero para realizar las facturas electrónicas, es fundamental que el autónomo disponga del certificado digital o DNI electrónico porque estas facturas deberán ser firmadas con una firma electrónica avanzada. El hecho de que la nueva regulación implique más control por parte de Hacienda no va a resultar negativo, porque este sistema aporta múltiples beneficios para los autónomos.
Es importante saber que estos emprendedores deberán emitir las facturas en un formato como el XML o Facturae, y a través de un software de facturación. Para evitar multas deben utilizar la facturación electrónica y realizar correctamente las facturas, porque lo que deben incluir el número y serie de la factura, denominación social de la empresa emisora y receptora, la fecha de emisión, la fecha de la operación, concepto de la factura, base imponible, el número de identificación fiscal, domicilio fiscal, IVA, retención de IRPF y la cantidad total de la factura.
¿Cuáles son las ventajas?
La facturación electrónica aporta múltiples ventajas a los autónomos.
Evita pérdidas
Muchos autónomos realizaban las facturas en Word, pero corrían el riesgo de perderlas, pero con esta plataforma las facturas están guardadas y protegidas. El emprendedor puede encontrar una factura con un par de clics, por lo que no es necesario buscar en varias carpetas, ya que la plataforma permite llevar a cabo búsquedas basándose en distintos parámetros.
El autónomo puede encontrar la factura si indica el número de factura o los datos fiscales del cliente. Los servidores en la nube siempre deben incorporar copias de seguridad de todas las facturas, porque aunque se produzcan averías, siempre se podrán recuperar.
Crear las facturas desde cualquier lugar
Los autónomos pueden crear las facturas desde cualquier lugar y en tan solo unos minutos, ya que no es necesario que estén en el despacho. La facturación electrónica permite crear las facturas desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo móvil. Si el empresario se le ha olvidado hacer alguna factura en el despacho, puede emitirla desde casa y con cualquier dispositivo (móvil, portátil o tablet).
Disminuye la carga administrativa
Los profesionales de la empresa Erploop, expertos en programa de facturación electrónica para empresas y autónomos, nos explican que este sistema de facturación disminuye en gran medida la carga administrativa y permite que el autónomo pueda guardar los datos fiscales de sus clientes, por lo que es posible duplicar la factura del mes anterior para cargar de forma automática los datos fiscales del cliente o la empresa.
Contabilizar el número de factura
Otra de las ventajas es que este sistema muestra automáticamente el número de factura, por lo que el autónomo no tendrá que contabilizar el número de facturas que ha realizado.
Ahorro de tiempo
La facturación manual tradicional es un proceso que quita mucho tiempo a los autónomos y si hay que buscar entre esa cantidad de facturas de ingresos y gastos, seguramente se perderá mucho tiempo. Pero la facturación electrónica ahorra tiempo porque el emprendedor puede encontrar la factura con un solo clic y realiza la factura con mas rapidez, ya que permite el duplicado.
Facilita el almacenamiento
Ya no es necesario utilizar los archivos físicos para guardar las facturas en papel, por lo que esta plataforma facilita el almacenamiento. Los autónomos tienen la obligación de conservar las facturas durante cuatro años, pero hasta ahora no siempre era posible, porque los documentos que se habían perdido imposibilitaban una inspección.
Ahorro de dinero
Este sistema permite ahorrar un gran porcentaje de los costes porque las facturas electrónicas son más económicas que las convencionales. El autónomo no necesita imprimir las facturas, por lo que ahorra en tinta y en papel.
