La Project Management o la gestión de proyectos nos la encontramos en todas partes: ya sea en la próxima fiesta en el jardín, en la mudanza o en nuestra propia boda, dependiendo de la complejidad, a veces tenemos que organizar y coordinar más, a veces menos. Y ahora imaginamos organizar un festival para varios miles de personas o construir un rascacielos..
Trabajo de proyecto: una definición
La gestión de proyectos describe la planificación, coordinación e implementación de proyectos, temas y planes simples o complejos. Incluye todos los aspectos (alcance, presupuesto, tiempo) que son necesarios para lograr el objetivo del proyecto.
Aquí ya no basta con “un poco de organización”, porque el fracaso de un proyecto también puede tener graves consecuencias (financieras). Organizar todo el proyecto es extremadamente importante. En este contexto entra en juego el término Project Management.
En el siguiente artículo te mostraremos los temas más importantes, las estrategias de digitalización y las tendencias de PM de esta área integral en una guía compacta proporcionada por los expertos de Action Project.
1. Gestión de proyectos: definición
Seguramente todo el mundo puede imaginar algo sobre la gestión de proyectos. Pero ¿ qué significa el término? ¿qué significa exactamente?
Proyecto y gestión
La gestión de proyectos incluye las tareas de gestión, organización, técnicas y medios para la finalización exitosa de un proyecto. Es la tarea de tiempo limitado, relativamente innovadora y arriesgada de considerable complejidad, que normalmente requiere una gestión de proyectos (PM) separada debido a su dificultad e importancia.
Así que aléjate de los “proyectos cotidianos” hacia los grandes desafíos. Los proyectos con estas características, con plazos limitados, riesgosos y complejos, no se pueden llevar a cabo fácilmente: necesitas gestión. En las empresas esto siempre está orientado a objetivos, con tareas como:
- Establecer los objetivos.
- Desarrollo de una estrategia para lograr objetivos.
- Organización y coordinación de los factores de producción.
- Liderazgo de los empleados
La gestión de proyectos en la práctica
La gestión de proyectos es un tema al que se enfrentan muchas empresas, aunque sólo sea para planificar la fiesta de Navidad. El grado de utilización de la gestión de proyectos en la práctica depende de la industria y la orientación. de la empresa.
Empresas e industrias
En algunas industrias, por ejemplo en el sector artesanal y mecánico, el trabajo está especialmente orientado a proyectos. En general, la gestión de proyectos se utiliza principalmente en las siguientes industrias:
- Consultoría laboral.
- Arquitectura.
- Ingeniería Mecánica.
- Construcción.
- Agencias.
- Marketing.
- Administración Pública.
2. Las 9 áreas de la gestión de proyectos
Pero lentamente. Como ya se ha mencionado brevemente, las tareas en la gestión de proyectos varían considerablemente. Por esta razón, el Project Management tiene el término en 9 subdisciplinas. Desde los conceptos básicos de la gestión de proyectos hasta los detalles, es un tema muy amplio en general.
Manejo de integración
Esta subárea trata principalmente de definir los procesos adecuados que son necesarios para una buena coordinación e integración del proyecto. Específicamente, se ocupa del desarrollo e implementación del plan de proyecto, así como de posibles cambios en esta área.
Gestión del alcance
¿El proyecto avanza en la dirección correcta? En consecuencia, el progreso del desempeño debe verificarse y controlarse constantemente. Esto incluye el inicio del proyecto, la definición del desempeño, la verificación del desempeño y el monitoreo del desempeño.
Gestión del tiempo
El tiempo es siempre un factor importante. Especialmente cuando escasea. La gestión del tiempo debe tener en cuenta el tiempo, es decir, todas las restricciones de tiempo y los plazos del proyecto. A esta área pertenecen el cronograma, la determinación de secuencias de tareas, la estimación de la duración de las tareas, el desarrollo del cronograma y el seguimiento. Las plantillas de programación son útiles aquí, ya que ahorran mucho tiempo, especialmente en proyectos recurrentes.
Manejo de costos
Por supuesto, las finanzas también juegan un papel importante en un gran proyecto. Estos recursos deben utilizarse lo más eficientemente posible. El objetivo es conseguir la máxima eficacia con el mínimo esfuerzo. En consecuencia, es necesario planificar los recursos, estimar los costos, distribuir el presupuesto y, en última instancia, monitorear el uso de los recursos financieros en la gestión del proyecto.
Gestión de la calidad
La mayoría de los proyectos involucran a un cliente que tiene ciertas demandas sobre su producto. E incluso si no, una casa no debería resquebrajarse después de 10 años. Existen varios requisitos de calidad que la gestión de calidad debe atender. Se ocupa de la planificación, aseguramiento y control de la calidad.
Administración de recursos humanos
Además de los recursos de tiempo, la planificación de capacidades en la gestión de proyectos también se ocupa de los recursos humanos, es decir, los empleados.
- ¿Quién hace qué tareas?
- ¿Cuánto tiempo le lleva?
- ¿Podrá completar la tarea en el tiempo dado y con sus habilidades existentes?
- ¿Con quién debería/debe trabajar?
- ¿Tenemos suficiente personal para el proyecto?
La gestión de recursos humanos se enfrenta a todas estas cuestiones cuando se trata de organización de proyectos, adquisición de personal y desarrollo de equipos.
El desarrollo del equipo y el tema de la formación de equipos son puntos especialmente importantes.
Gestión de la comunicación
Esta subárea trata de la comunicación del proyecto, ya sea con empleados, directores de proyecto o personas ajenas a la empresa. La gestión de comunicación recopila, define y difunde toda la información relativa al proyecto.
Gestión de riesgos
En un proyecto complejo siempre existen riesgos. Si una entrega se retrasa, la producción se retrasa y no se pueden cumplir los plazos, lo que tiene consecuencias adicionales. Por esta razón, la gestión de riesgos se ocupa de la identificación y evaluación de riesgos, así como del desarrollo de medidas para rastrear y evaluar los riesgos.
Dirección de procuración
Sin ciertos recursos no se puede trabajar. Por lo tanto, la gestión de adquisiciones asegura que todos los bienes y servicios requeridos se realicen mediante la preparación de la compra, la obtención de ofertas, la selección de proveedores y siendo responsable de redactar los contratos y garantizar su cumplimiento.
Llevar a cabo un proyecto requiere todas estas disciplinas individuales, pero ¿cómo funciona exactamente?
3. Las cinco fases de un proyecto
Otra parte importante de los conceptos básicos de la gestión de proyectos son las fases por las que pasa un proyecto. En general, un proyecto se puede dividir en cinco fases de gestión de proyectos con diferentes tareas; las fases se visualizan en el modelo de fases del proyecto .
Fase inicial
Al inicio del proyecto (también: preparación ), se aclaran todos los conceptos básicos del proyecto : por ejemplo, condiciones generales, contenido, duración, costos y esfuerzo.
Aún no se han tomado decisiones concretas sobre su implementación. Sin embargo, los objetivos concretos básicos siempre deben estar desde el principio. Es particularmente importante formular con precisión los objetivos. El plan del proyecto , el perfil del proyecto y el análisis del entorno del proyecto, así como el análisis FODA, son útiles aquí.
Alcance en la gestión de proyectos
En esta fase, el alcance del proyecto determina el alcance de un proyecto. Ya sea como parte del plan del proyecto o como un documento independiente, el alcance del proyecto se puede utilizar para determinar el objetivo del proyecto y establecer límites claros.
Planificación
Se concreta en la planificación. Dependiendo del tipo de proyecto (propio, por encargo, cotidiano, innovador), el análisis juega un papel importante en esta fase. Aquí también es importante distribuir tareas, crear un cronograma y decidir en qué organización del proyecto, como por ejemplo la organización matricial, se llevará a cabo el trabajo. Los datos más importantes se anotan en el orden del proyecto.
Ejecución
La implementación implica entonces implementar la planificación en medidas concretas, procesar las tareas y trabajar juntos en el equipo del proyecto.
Dirección
A esto le sigue el control del proyecto en la cuarta fase, el control. Esto incluye, entre otras cosas, la comparación objetivo/real, la visión general del progreso y el estado del proyecto, así como la identificación de problemas. Aquí es especialmente importante una comunicación transparente y regular, para que toda la información y los datos puedan evaluarse.
Evaluación
Al final, resumimos, evaluamos y aprendemos: ¿Cómo fue el proyecto? ¿Qué salió bien? ¿Qué podemos hacer mejor la próxima vez? Si es necesario, los resultados también se pueden comparar con proyectos similares.
4. Métodos comunes de gestión de proyectos
Pero, ¿cómo se aborda exactamente un proyecto como este? Además de los conceptos básicos de la gestión de proyectos, en la práctica se pueden encontrar varios enfoques y métodos. Si se analizan nuevamente las nueve subdisciplinas, la gestión de proyectos es una tarea transversal. Por este motivo, se utilizan métodos de diferentes áreas para ayudar.
La gestión de proyectos requiere una combinación de disciplinas y tareas de otras áreas específicas. Éstas incluyen:
- Analizar y desarrollar ideas.
- Planificar y calcular.
- Controlar y dirigir.
- Liderar empleados y equipos.
- Informe y documento.
- Desarrollar estrategias.
5. Visualización de proyectos
Las visualizaciones son una forma de presentar temas complejos de una manera sencilla y comprensible para todos. Por eso los gráficos, dibujos y símbolos son una parte integral del mundo laboral. Por ejemplo, hay tres representaciones gráficas en la gestión de proyectos.
El diagrama de Gantt
Como forma especial de gráfico de barras, el diagrama de Gantt se utiliza para una planificación detallada del tiempo. Representa gráficamente la duración de todas las tareas, su secuencia y dependencias como relación predecesor/sucesor (esto es importante, por ejemplo, en el método de la ruta crítica ) y, por lo tanto, ilustra un proyecto completo.
Una característica especial son las dependencias entre las tareas y los hitos. Esto significa que los proyectos se pueden planificar y ajustar de manera óptima si se producen retrasos o cambios en el plan.
El plan estructural del proyecto
El plan estructural del proyecto se utiliza a menudo en la planificación como base para todos los planes posteriores, porque refleja la estructura de un proyecto. Todos los elementos están mapeados jerárquicamente en unidades operativas con sus conexiones.
El tablero Kanban
Como “ejemplo modelo” de gestión ágil de proyectos, el tablero Kanban tiene un gran impacto a pesar de su estructura simple. Es una vista muy útil, especialmente en el área de gestión de tareas.
Con las columnas clásicas Tareas pendientes, En curso y Listo, las tareas se clasifican según su estado. Esto significa que siempre sabrá qué tareas deben completarse activamente actualmente, cuáles aún están planificadas para el futuro y cuáles ya se han completado.
Como método extremadamente flexible, las tareas también se pueden clasificar según otros criterios, por ejemplo por persona responsable o fecha de entrega. En consecuencia, las columnas también se pueden cambiar o ampliar.
Conclusión de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos se ha convertido ahora en una competencia clave: no hace falta decir que muchos proyectos se coordinan entre zonas horarias; los estándares comunes ayudan a minimizar los malentendidos.
A estas alturas debería quedar claro: la gestión de proyectos se ha convertido en una parte integral del día a día de la empresa. En el futuro, los proyectos serán cada vez más grandes, más complejos y, sobre todo, más internacionales.
Los proyectos son trabajo en equipo. Pero a medida que aumenta el tamaño del grupo, resulta difícil realizar un seguimiento de las cosas.
¿Cuál es el estado de las tareas individuales? ¿Quién tiene qué plazos? ¿Aún estás dentro del plazo? ¿Hay retrasos?
Para poder controlar más fácilmente estos procesos complejos y facilitar el trabajo en equipo, cada vez más empresas recurren a herramientas de gestión de proyectos y software de gestión compatibles.
Una ubicación central (almacenamiento) a la que todos los involucrados tengan acceso permite un trabajo más estructurado y flexible y ahorra tiempo y esfuerzo. La automatización a través de un programa tiene sentido para las empresas, especialmente cuando se trata de procesos recurrentes.
