Edificios de oficinas, palacios de congresos y espacios coworking instalan taquillas para ofrecer un mejor servicio a los empleados y a sus clientes. Este mobiliario se está convirtiendo en un equipamiento básico en los centros de trabajo.
Con el estilo de vida moderno que llevamos, el trabajo es el eje central que ordena toda nuestra actividad diaria. Salimos de casa a las 7:30 de la mañana y no regresamos hasta la noche. Buscamos para comer un restaurante cerca del trabajo, si queremos practicar ejercicio, nos inscribimos en un gimnasio próximo a la oficina e, incluso, para acudir al dentista, miramos que la clínica dental no nos coja lejos.
Salimos de casa equipados para todo el día. Es probable que llevemos una mochila con nosotros. Tenemos que llevar encima todo lo que necesitamos para hacer frente a la jornada: El tupper con la comida, la ropa para el hacer deporte, el termo de café, y esos instrumentos que siempre van con nosotros: el cargador del móvil, las llaves del coche, el mando a distancia de la puerta de garaje, el teléfono.
Es más, todas las gestiones personales y familiares las realizamos aprovechando los huecos que nos permite nuestro horario laboral. Si hacemos una compra online, y la empresa nos lo permite, preferimos que el paquete llegue a la oficina o a nuestro centro de trabajo, antes de que lo lleven a casa. Es más fácil que nos encuentren allí.
En toda esta dinámica, es comprensible que necesitemos un punto de almacenamiento en nuestro lugar de trabajo. Las empresas se están dando cuenta de ello. Por eso instalan zonas de taquillas donde los trabajadores pueden guardar sus pertenencias personales, al tiempo, que se mantienen más ordenadas las zonas productivas.
La función de las taquillas en la oficina.
Los instaladores de Taquicel, una empresa aragonesa que llevan más de 30 años fabricando, instalando y alquilando taquillas en diferentes ámbitos (escolar, corporativo, eventos) nos confirman que las empresas demandan cada vez más este producto, y que las utilizan para almacenamiento personal, recarga de dispositivos electrónicos, recepción de paquetería e, incluso, como posible espacio publicitario.
Como ya hemos dicho, cuando un trabajador llega a la oficina, necesita un espacio en el que guardar sus cosas. Si vienes en moto, no vas a dejar el casco encima de la mesa de trabajo, ni vas a colgar la mochila en el respaldo de la silla. No es serio. Si todos los trabajadores actuaran así, el espacio de trabajo sería un caos. Se hace, por tanto, indispensable buscar un punto de almacenamiento personal.
Por lo general, llevamos con nosotros dispositivos electrónicos que funcionan con batería, como el teléfono móvil o el ordenador personal. Con frecuencia buscamos un sitio donde cargarlos. Muchas de estas taquillas tienen sus propios enchufes para facilitar la operación. En algunos trabajos, la empresa no permite que el trabajador entre con su teléfono personal al puesto de trabajo. Es una distracción. El teléfono se guarda en la taquilla.
Una posibilidad que llama la atención es la de utilizar la taquilla como posible espacio publicitario. En edificios que prestan servicios a empresas, por donde pasan muchas personas y donde las taquillas son de uso temporal, utilizar el área de taquillas como un espacio publicitario puede representar una fuente de ingresos adicional. Nos referimos a palacios de congresos o centros de negocio donde las empresas alquilan las instalaciones para celebrar eventos corporativos.
Estas son algunas de las funciones que cumplen las taquillas a nivel general. Vamos a verlo en cada uno de los tipos de edificios profesionales y centros de trabajo. Puesto que todos no son iguales.
Edificios de oficinas.
En las oficinas, la zona de taquillas suele colocarse a la entrada, como si fueran una especie de consignas; o en un espacio menos visible, reservado para los trabajadores. Por lo general, en estos casos, las taquillas son personales, cada trabajador tiene su propia taquilla asignada, con una llave individual.
Existen dos grandes tipos de edificios de oficina. Uno que es un edificio normal y corriente, donde se alquilan los despachos, como si se alquilaran viviendas; y otros que tienen una gestión centralizada. Con servicios comunes como recepción, limpieza y seguridad.
En los primeros edificios, los más tradicionales, la decisión de colocar taquillas le corresponde a la empresa que ha alquilado el despacho. Estas taquillas se colocan dentro de la oficina física.
En el segundo tipo, podemos encontrar zonas de taquillas en el vestíbulo del edificio. Es una zona común. Vigilada y controlada por el personal de la empresa que gestiona el edificio. En estas zonas, quizás el trabajador pierda intimidad, pero gana en protección. Para la empresa es mucho más cómodo. Puesto que el trabajador accede a su puesto de trabajo, preparado para ponerse a trabajar. No va a perder unos minutos guardando sus pertenencias.
Coworking.
Las taquillas en los espacios coworking son frecuentes, funcionan como un servicio más del establecimiento. Para comprenderlo es preciso entender el funcionamiento de estas instalaciones. Los coworking se han convertido en la alternativa a las oficinas tradicionales. Como nos explica la Revista Nuve, son espacios de trabajo colaborativos, flexibles y dinámicos.
En un primer momento, fueron utilizados por profesionales freelance, especialmente pertenecientes a sectores tecnológicos y sobre todo del TIC (Tecnología de la Información y la Comunicación), pero en los últimos años recurren a ellos un abanico variopinto de usuarios: trabajadores que trabajan en remoto (teletrabajo), emprendedores, nómadas digitales, pymes, start ups e, incluso, lo utilizan grandes empresas para fijar allí delegaciones locales o equipos sectoriales.
Lo cierto es que por un coworking pasa mucha gente y muy variada. El coworking ofrece un espacio en el que cualquier trabajador puede llegar allí con su ordenador personal y ponerse a trabajar en una mesa que quede libre o en un espacio que esté en ese momento disponible. A cambio, el coworking facilita conexión wifi de alta velocidad y servicios comunes.
Precisamente, en la oferta de servicios radica el atractivo de los coworking. Muchos de estos negocios realizan tareas como recepción, recogida y envío de paquetería, impresión de documentos o la oficina virtual. Un servicio que consiste en domiciliar la correspondencia de la empresa o del profesional en la dirección del coworking.
Por la gran rotación de personas que pasan por estas instalaciones, las taquillas no suelen ser personalizadas, como sucede en las oficinas tradicionales. Se suele utilizar más el modelo de las taquillas electrónicas, que veremos más adelante. En ocasiones, estas taquillas se utilizan para recibir la paquetería, por lo que la administración del coworkig debe tener acceso a su interior. Luego, el destinatario, con una contraseña, puede recoger los paquetes.
Eventos corporativos.
Edificios como los palacios de congresos (que son de titularidad pública) y los centros de convenciones (privados) alquilan sus instalaciones a empresas y organizaciones para que realicen eventos corporativos. En ellos, la presencia de taquillas suele ser habitual.
La página web Turismo Toledo explica que el Palacio de Congresos y Exposiciones de Toledo, ubicado en pleno casco antiguo de la ciudad, dispone de un auditorio con capacidad para casi 1.000 asistentes; 4 salas de reuniones que pueden albergar 300 personas cada uno y una sala de 450 metros cuadrados disponible para encuentros profesionales.
Con más extensión o con menos, esta es la composición que suele tener un palacio de congresos o un centro de convenciones. Ambas instalaciones ponen al servicio de las empresas sus espacios para que puedan organizar una reunión general, un congreso o un simposio.
Como es lógico, para atender a los asistentes es recomendable disponer de un área de taquillas, donde los invitados puedan guardar sus pertenencias personales, en lugar de ir cargando con ellas el tiempo que estén en el evento.
Como sucede con los coworking, se opta por taquillas temporales, por lo general electrónicas, que facilitan el uso accesible, sin comprometer la seguridad.
Las taquillas digitales.
Las hemos mencionado en varias ocasiones a lo largo de este artículo. Sin duda, representan un avance para este tipo de mobiliario. Son taquillas que se gestionan de manera informática.
Las taquillas digitales funcionan mediante un sistema tecnológico que sustituye las cerraduras tradicionales por un control electrónico gestionado a través de un software. En lugar de utilizar llaves físicas o candados, el usuario accede a su taquilla mediante una aplicación móvil o una contraseña personal proporcionada por el centro. Este sistema permite abrir y cerrar el compartimento de forma rápida y segura, usando el teléfono o introduciendo un código en un panel.
El proceso es sencillo. Cuando una persona se registra, recibe unas credenciales de acceso. Estas pueden estar vinculadas a una app o a un código numérico. Al llegar, el usuario selecciona su taquilla y la desbloquea desde el móvil o desde un panel táctil instalado en la zona de taquillas. Este panel actúa como alternativa en caso de no disponer del teléfono o de conexión en ese momento.
Por su parte, el centro controla todo el sistema desde un panel centralizado. A través de este programa se asignan taquillas, se modifican accesos y se establecen horarios de uso. Por ejemplo, es posible limitar el acceso fuera del horario de apertura o bloquear determinadas taquillas si es necesario. Esta gestión centralizada facilita la organización y reduce la necesidad de supervisión manual.
En términos de seguridad, las taquillas digitales incorporan varias medidas adicionales. Si alguien introduce varias veces una clave incorrecta o intenta forzar la apertura, el sistema detecta la incidencia y envía una alerta al panel de control. Esto permite actuar rápidamente ante posibles intentos de manipulación. Cuando cambia la taquilla se asigna a un nuevo usuario, basta con actualizar la clave, sin necesidad de sustituir cerraduras.
Algunos modelos incluyen enchufes en su interior para cargar dispositivos electrónicos, lo que añade valor práctico a las taquillas. También suelen contar con diseños resistentes a golpes y a la humedad, pensados para un uso frecuente
Como estamos viendo, estas taquillas se están instalando en cooworking, centros de convenciones y espacios profesionales, pero su uso es habitual en gimnasios, centros educativos e instalaciones culturales y deportivas.
Dónde y cómo colocar las taquillas.
Una duda que le surge a cualquier empresa u organización que desea colocar un área de taquillas es dónde ponerlas. ¿Hay espacio para hacerlo?
Hoy en día, la colocación de taquillas es bastante flexible. Las taquillas se fabrican de dos maneras, por módulos o por encargo. Los módulos tienen unas medidas estándar, dependiendo del modelo de taquilla. Por lo que se pueden colocar tantas taquillas como el espacio disponible permita.
La otra opción, más interesante, aunque más costosa, es la de diseñar y fabricar un área de taquillas a medida. Lo que permite aprovechar mejor el espacio.
Las taquillas se pueden colocar en cualquier sitio. Hay opciones para todos los ambientes. La ubicación del área de taquillas depende del lugar que resulte más cómodo para los usuarios y donde no interfiera en la actividad laboral.
Los trabajadores las agradecen.
Un estudio publicado en la página web de la Confederación Empresarial de la Comunidad de Valencia concluye que la comodidad en el trabajo, aumenta la satisfacción de los trabajadores y multiplica su productividad.
Crear espacios de trabajo que resulten cómodos para los trabajadores hace que produzcan más y que lo hagan más a gusto. En este aspecto tiene mucho que ver el equipamiento y el mobiliario.
Cuando se trabaja en una oficina 8 horas al día, delante de un ordenador, se agradece hacerlo en sillas ergonómicas, con un buen soporte en la espalda y con reposabrazos para reducir la fatiga.
En otro rango de cosas, tener una buena cobertura wifi e internet de alta velocidad, no solo permite que las tareas se realicen más rápido, sino que evita frustración al trabajador, haciendo que trabaje más cómodo.
El orden y la higiene son otro factor importante para crear espacios de trabajos satisfactorios y productivos. En este apartado es donde entran las taquillas en la oficina. Un apartado personal que permite al trabajador tener todas sus pertenencias personales recogidas y saber que se encuentran a buen recaudo. Que no tiene que preocuparse por ellas.
