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Desarrollo y comunicación

La importancia de la custodia externa de documentos

La importancia de la custodia externa de documentos en la empresa es algo que parece evidente, pero parece que a muchas compañías se les olvida. En gitdoc.es creen, por su propia experiencia del sector, que un buen manejo y control de los documentos es importante para toda empresa.
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La importancia de la custodia externa de documentos en la empresa es algo que parece evidente, pero parece que a muchas compañías se les olvida. En gitdoc.es creen, por su propia experiencia del sector, que un buen manejo y control de los documentos es importante para toda empresa.

Los beneficios que puede aportar una custodia externa de documentos que son variados y múltiples, donde hemos querido mencionar y resumir a los que más destacan:

Seguridad

En este aspecto, la seguridad es importante y por eso hemos querido hablar de él en el primer lugar del ranking que hay de beneficios. Existen una serie de fórmulas y se pueden gestionar mediante archivadores de forma independencia o cofres pre-indexados. Además se pueden controlar de los accesos y de cualquier clase de cambio que se pueda hacer en los archivos, como quién, cómo y cuándo.

Controlar la seguridad es posible que sea una inversión importante para una pequeña empresa, por lo que se debe contemplar la posibilidad de que se externalicen los servicios. Una buena elección, más el ahorro económico, añadir el proveedor que va a asumir las responsabilidades de poder mantener de forma segura la documentación confidencial. Por todo ello, puede proponer la destrucción confidencial de la documentación de carácter confidencial que se haya quedado obsoleta y poder liberar de espacio la oficina.

Gestión y acceso

Deberán ser accesibles siempre. Almacenar los documentos en una empresa que sea especialista en la custodia de documentos va a asegurar que los archivos se encuentren disponibles siempre que se necesiten.

Vas a poder de consultar los archivos online de manera segura, pues hay bastantes proveedores que disponiendo de la posibilidad de que entreguen la documentación en mano, que sea escanee y hace el envío por correo electrónico o digital.

Almacenamiento y ahorro

En este sentido, debemos ahorrar en espacio, pero también en lo económico. ¿Cuánto va a costar el metro cuadrado de oficina? Bastantes documentos se deben guardar de forma indefinida y el espacio es finito.

Disponer de una empresa y servicio externo de custodia de documentos, pues hace posible acceder a un almacén sin límites. Se puede liberar el espacio en el sitio de trabajo y que se ahorre para tus arcas, puesto que siempre va a costar menos su almacén en la empresa especializada en las propias de la oficina.

Tranquilidad

Hablamos de intangibles, pero hay que pensar en lo que puede costar no estar preocupado por la seguridad de la documentación de más valor. La externalización del almacenamiento de los archivos, debe tener un lugar seguro, que sea accesible y que se gestione de forma correcta.

Existen algunos documentos que se tienen que conservar y otros en los que se pueden destruir.

Hay que saber o es necesario hacerlo cuando es importante el cumplimiento de la ley y que se eviten problemas legales. Cada expediente necesita que se le asigne un marco de tiempo concreto en materia de retención y que se destruya de manera segura cuando se llega a un límite de tiempo.

Debes tener claro que utilizando un servicio de custodia de documentos externos lo que hace es ahorrarte esa clase de preocupaciones. Ellos van a poder a tu disposición un equipo de profesionales que se va a dedicar a clasificar e indexar los documentos y con el que vas a poder cumplir las leyes.

La importancia de una buena custodia

Está claro que la documentación de una empresa es uno de sus mayores bienes, por lo que el cuidado de la misma debe ser uno de esos aspectos que hay que cubrir con la necesaria seguridad para luego no tener que lamentar la pérdida o deterioro de los mismos.

Por todo ello, no debemos dejar todo esto en manos de la suerte. Una empresa que no sea serie, lo que hará será darte problemas, algo que no es para nada recomendable, por lo que deseamos que este artículo en este sentido sea de utilidad para ti.

Así que ya sabes, te deseamos que la elección que hagas sea la correcta, algo que puede ser posible si realmente realizas una valoración meditada de lo que necesitas y qué empresa es lo que puede dar.

Por este motivo, si te ha parecido interesante este artículo, no dudes en compartir toda la información necesaria que precises para que esta elección se base en cosas serias y no en solo mirar los precios.

Sin más, nuestros mejores deseos para que todo lo que deseas se pueda convertir en realidad y tengas una menor preocupación respecto a la forma en la que se conservan los documentos.

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