Existen algunas ocasiones en la vida en la que, por alguna circunstancia, debemos realizar algún tipo de envío de documentos, pero son muchas las personas que no saben como hacerlo de la forma correcta.
No obstante, es muy importante saberlo hacer. Sobre todo, porque sin importar el tipo de documento, todos tienen un grado de relevancia y si se llegan a perder o deteriorar sería muy perjudicial para todos.
Entonces, teniendo en cuenta esto y en caso de que en algún momento debamos enviar documentos, hicimos una visita a los expertos de embalaje de todo tipo de Bvpack donde nos compartieron excelentes trucos para aprender como embalar correctamente la documentación importante y por supuesto, no podemos esperar para contarles.
¿A que nos referimos con “embalaje”?
Un embalaje no es más que una caja o carpeta en donde se almacenan o conservan cosas o documentos para poder transportarlos de un lugar a otro de forma segura. Aclarado este punto, es momento de hablar de los trucos que nos han sido compartidos.
Trucos para embalar correctamente cualquier tipo de documentación importante
- Lo primero que se debe tener en cuenta es el tamaño del tipo de documento que se va a enviar, es decir, si es tamaño carta u oficio y el grado de importancia del mismo ¿Por qué? Simple, porque existen documentos que no se pueden doblar, por lo tanto, se hace necesario hacer uso de sobres de tamaño carta u oficio. Una vez se tenga claro esto, se puede buscar el sobre correspondiente.
- Saber el tamaño del papel, también va ayudar a saber que sobre elegir. Dentro del mercado se encuentran sencillos de papel y otros que tienen características especiales como que son acolchados y algunos hasta impermeabilidad para que, en caso de algún accidente con líquidos, la documentación no sufra ningún tipo de daño.
- Al momento de empezar a embalar, hay que asegurarse de los documentos estén bien lisos, es decir que no tengan arrugas ni doblamientos. Hacerlo en un sobre de acuerdo a su tamaño, también influye en que nada de esto vaya a afectarle.
- Es importante también revisar que el tipo de sobre que escojas para embalar el documento no tenga ningún tipo de desperfecto.
- Si por algún motivo, el documento es más pequeño que el tamaño estándar de los sobres, puedes rellenarlo con otras hojas o papeles para que no sufra percance durante su traslado.
- La identificación también es algo sumamente relevante que se debe tener en cuenta luego del embalaje, para evitar pérdidas. Siempre hacerlo con letra clara y legible, aunque en la actualidad muchas empresas de correo te ofrecen el llenarlo de forma digital.
- Otro tips que es interesante compartir es el de colocarle al sobre, que es algo confidencial, frágil y de suma importancia para que el paquete sea tratado como tal.
Estos trucos son aplicables en caso de que la documentación importante solo sean unos cuantos papeles que no tienen mucho volumen y por ende no ocupan mucho espacio. No obstante, existen empresas que algunas veces tienen miles de documentos que necesitan transportar y en ese caso, lo ideal es seguir los siguientes trucos, de acuerdo a los amigos de Bvpack.
Trucos para embalar documentos de gran volumen
- Las empresas suelen tener estos papeles en folios cuando son de gran tamaño. Lo ideal para transportarlo, es simplemente trasladarlos a una caja del tamaño que mejor se adapte.
- Si por alguna razón queda con espacio, para que la documentación no sufra daño, se puede incluir dentro de la caja burbujas de poliestireno u otro material de embalaje para proteger lo que se transporta.
- Otro truco importante es organizar los documentos de la A a la Z para que lleguen en orden a su destino.
- También es importante la identificación, así como también colocarle que tiene contenido que es confidencial e igual si es frágil.
- Y, por último, también tener conocimiento sobre algunas de las normas impuestas por la empresa de transporte o correo en donde se vaya a realizar el envió de la documentación.
Así que, si en algún momento tienes que hacer el envió de una documentación importante y no sabías como era la forma correcta de embalarlo de modo tal que nada le suceda y pueda llegar a su destino sin sufrir ningún tipo de percance, ahora sabes como hacer para que estén protegidos. No te olvides por supuesto de informar que es contenido frágil y en caso de que los documentos sean de gran volumen, también tienes el conocimiento de cómo enviarlo correctamente.
